私が、時間の大切さや、自分が使える貴重な時間を自分で管理する大切さを知るようになったのは、リーダーになってからです。
働き始めた頃は、何にでも｢イエス｣と言っていました。難しいプロジェクトにもイエス、仕事が増えてもイエス、早出も残業もイエスです。
1日中忙しくすることで生産性を上げ、チームの役に立つ存在になろうとしたのです。成長し貢献するためにやるべきとされることを、すべてやっていました。
けれども20年以上働いた今は、｢ノー｣と言うことを心がけています。
働き始めは役に立った｢イエス｣と言うメンタリティは、今では邪魔になることがあります。単純に、これ以上仕事を引き受ける時間がないので、｢ノー｣と言うメンタリティに変えざるをえないのです。
責任が増えるとともに、やらなければならない仕事も増え、昔なら｢イエス｣と言っていたことを引き受ける余力が減りました。
リーダーになったら、遅かれ早かれ｢ノー｣にシフトしなければなりません。｢ノー｣を増やすとなぜうまくいくのか、その3つの理由をご説明しましょう。
1．影響力を強化できる
リーダーのあなたは、もはや単なるチームの一員ではありません。もっとも影響力を発揮すべき立場です。
チームや予算、大規模なプロジェクトを任され、責任を負っている人もいるでしょう。さらには、家庭や地域での役割、あるいは慈善活動など、個人的にも責任を抱えているかもしれません。
そんなあなたが｢ノー｣と言わなければ、キャパオーバーに陥り、自分の関わるすべてのことで影響力を失っていくでしょう。
それは、あなたの仕事に影響を及ぼすだけではありません。周りからも無能と評価され、頼りにならないと切り捨てられる可能性があるのです。
自分の時間をしっかりと優先しなければ、多くを引き受けるほど被るダメージも大きくなりかねません。
何か時間を取られるようなことを頼まれたら、ほかの大事な用件とぶつかるとか、破れない締め切りを抱えていると伝えましょう。きっぱりと、毅然とした態度をとることです。
2．優先順位を最適化できる
あなたのもとには問題を抱える人がやってきて、時間を割いてほしがります。ですが、彼らの問題は自分の優先順位と切り離して考えましょう。
締め切りに追われているときに、その急ぎの仕事と関係ない別の問題を誰かが持ちこんできたら、｢ノー｣と言えるようにならなくてはいけません。
彼らの問題を解決しようとすると、自分や自分のやるべきことを後回しにすることになります。それは、あなたのチームや顧客、会社、家族の期待を裏切る行為かもしれません。
すべての問題を優先事項にしなくていいのです。特に、ほかの人の問題を解決することで新たな問題を抱えることになるのなら、優先すべきではありません。
｢ノー｣と言う姿勢を貫くのは、最初は冷たいとか、自分勝手と思うかもしれませんが、実際はその逆です。約束を守り、義務を果たしているのです。
単なる主義の問題というだけではありません。もともと約束していたことを実行できなければ、あなたの評判にかかわってきます。
私は、断わるための返信メールの文面をあらかじめ用意していて、断わる理由と、はっきりとした｢ノー｣を伝えて話を終わらせるようにしています。電話で伝える場合は、前もって用意した答えを使って率直に断わりましょう。
3．自分の時間を取り戻せる
｢ノー｣と言うことをいつまでも学ばないでいると、あなたの答えがたいてい｢イエス｣であることを知った周りの人は、あなたの優しさにつけこんでくるかもしれません。
ほかの人を助けようとして自分の仕事が妨げられるとどうなるのか、理解することが重要です。自分の選択がどんな結果をもたらすのか、ということです。
私が好きなヘンリー・フォードの名言があります。｢与える側は、制限を設けるべきだ。与えられる側は、まずそんなことはしないから（Givers have to set limits because takers rarely do. ）｣。
与えられる側は、あなたに付け入る隙があると思えば、利用してきます。あなたの親切心を利用しようとする人の目の前で上手に扉を閉めるには、ある程度の知恵が必要です。
｢ノー｣というのが難しいなら、アシスタントや同僚など、あなたの代わりに断わってくれる人を見つけてください。境界線を引く手段を用意しておきましょう。
単純な話、あなたの時間は1日に24時間しかありません。それを、日、週、月単位でどのように戦略的に使うかを考えるのです。さあ、今から｢ノー｣を始めましょう。
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